Guías BUPNA: Zotero

 

 

Zotero trabaja con un programa de escritorio llamado Zotero 6. Con Zotero 6 almacenamos las referencias, las organizamos y, posteriormente, las utilizaremos en nuestros trabajos.


Zotero 6 guarda nuestras referencias y PDF en la nube. Se sincroniza cada vez que lo solicitemos o cuando abrimos o cerramos el programa.


Independientemente del ordenador, Tablet o Smartphone que utilicemos, al logearnos en Zotero 6 siempre tendremos la última versión de nuestra base de datos de referencias bibliográficas.

 

 

En principio, se puede empezar a utilizar Zotero 6 sin necesidad de registrarse. No obstante, la creación de una cuenta permite que los elementos de la biblioteca se almacenen en la nube y se sincronicen en cualquier ordenador que estemos utilizando (una vez introducido usuario y contraseña). Esto nos evita depender de un solo ordenador y nos permite estar siempre actualizados.

 

 



 


 
Al final del paso anterior aparecerá este mensaje que informa de que se mandará un mail a la dirección de correo suministrada para realizar la verificación de cuenta:



Debemos ir, pues, a la cuenta de correo, donde encontraremos el siguiente mensaje:



Pulsamos en la dirección que nos indica y nos llevará a la siguiente pantalla, donde nos dice que la cuenta de correo ha sido verificada con éxito:

 



 



 



 



 

Ya tenemos instalado e iniciado Zotero 6 y podemos empezar a trabajar.

 


 

Ya tenemos instalado Zotero Connector, que nos permitirá, entre otras cosas, capturar la referencia de lo que tenmos en pantalla

Zotero 6, por defecto, almacena los datos en el ordenador que estamos utilizando. Si activamos la sincronización, Zotero nos permite guardar los datos de nuestra Biblioteca Zotero (en la nube), y acceder a ellos desde cualquier ordenador con acceso a Internet.

Para sincronizar es necesario tener un cuenta de Zotero.
 

• Desplegar la pestaña Editar y abrir Preferencias, allí seleccionar la pestaña Sincronizar.
• Ingresar nombre de usuario y contraseña de Zotero.

 
 






 

La interfaz de Zotero 6 consta de unos menús en la parte superior, una barra de herramientas debajo de los menús y la pantalla de Zotero 6, dividida en tres partes: a la izquierda el espacio para las carpetas, los grupos y las etiquetas; en el centro el espacio para los elementos individuales y a la derecha la información específica de cada elemento.

En esta pestaña analizamos la barra de herramientas y la pantalla principal de Zotero 6

Para que un gestor bibliográfico como Zotero desarrolle el primero de sus cometidos, el almacenamiento de referencias bibliográficas, es necesario alimentarlo con esas referencias bibliográficas. Hay cinco maneras de introducir las referencias bibliográficas en Zotero 6, que son los que se exponen a continuación.

Cualquiera que sea el método que utilicemos, deberemos estar atentos a que la referencia se haya almacenado de forma correcta. Esto es especialmente importante en los métodos automáticos de introducción: es muy frecuente que haya errores, que al introducir un documento, algunos datos se introduzcan de forma errónea, que falte información, que esté equivocada o, incluso, que se hayan introducido los datos de otro documento.

Repasar, revisar y corregir, en su caso, los datos al introducirlos nos proporcionará una base de datos fiable y nos dará tranquilidad cuando estemos redactando nuestro trabajo.

 

 

 

Todos los elementos que hayamos introducido en Zotero aparecen en Mi biblioteca. No obstante, llegados a un cierto número de referencias, conviene organizar la información en carpetas y subcarpetas. De este modo, es mucho más fácil encontrar los elementos guardados, gestionarlos y organizarlos. 

Hay que tener en cuenta que los elementos pueden estar en más de una carpeta. Por lo tanto, podemos organizar varias jerarquías de carpetas, sin que necesariamente tengan que estar relacionadas y/o subordinadas unas a otras.

Otra utilidad interesante son las etiquetas. Se pueden adjudicar a cada elemento para luego poder agruparlas o recuperarlas a través de esa etiqueta.

Una buena coordinación de carpetas y etiquetas nos permite tener perfectamente organizadas las referencias bibliográficas. Combinado con la herramienta de búsqueda, siempre tendremos bajo control todas las referencias 

 

 

 

 

La versión 6 de Zotero incorpora un potente editor de documentos PDFque nos permite realizar anotaciones, subrayados y selecciones en los documentos PDF adjuntos al registro. También nos permite navegar por el documento mediante su vista de miniaturas y tomar notas, en las que podemos integrar los subrayados anotaciones y selecciones que relicemos en el documento como si fueran citas. El editor permite trabajar con el documento de forma profesional y es una gran ayuda para el estudio y la investigación.

Nota: asegúrate de tener habilitada la edición de PDF en el gestor Zotero.
Compruébalo en:  Zotero > Editar > Preferencias > General, allí veras un apartado que pone “Abrir PDF usando”, en el desplegable que lo acompaña debe estar seleccionado Zotero
 

El PDF debe estar como adjunto en el elemento.
Hay dos formas de abrir el PDF en el editor:

• Clicamos sobre el pdf dos veces.
• Pulsamos en el PDF con el botón derecho y elegimos "Ver PDF".

            

Una vez abierto el PDF nos encontramos con la siguiente pantalla que contiene las opciones que nos van a permitir, subrayar, crear notas, añadir etiquetas, etc.

Nos permite:
 


 


 
Los subrayados, anotaciones y selecciones los podemos trasladar desde aquí hasta las notas en la parte derecha de la pantalla.


 

En el menú central elegimos el icono del bolígrafo (resaltar texto), seleccionamos el color con el que queremos realizar el subrayado y nos situamos en la parte del texto que queremos destacar y comenzamos a subrayar.
El texto subrayado nos aparecerá en la parte izquierda de la pantalla.


 
En el menú central elegimos el icono del folio doblado, seleccionamos el color, nos posicionamos en el lugar que queremos poner la anotación y la creamos, nos abrirá una nueva “ficha” en la parte izquierda, si clicamos sobre ella podremos editarla.



Para poder mover la anotación, seleccionarla para borrar, etc., debemos clicar en otro icono diferente del menú (si continúa marcado el icono de nota, nos va a crear otra nota nueva).
 
Lo podemos usar sobre todo para imágenes, gráficos, etc. Marcamos el icono cuadrado y el color con el que queremos resaltarlo. En el PDF señalamos el área que queremos seleccionar. Inmediatamente nos aparecerá la selección en la columna de la izquierda.




 

Tenemos dos iconos, que nos permiten:

    - Primer icono, editar el registro.
    - Segundo icono, entrar en el área de notas.


 
Son notas ligadas al PDF que tenemos en pantalla y que solo aparecen al visualizar este PDF.
Para crear una nota del elemento pulsamos en el signo [+] y seleccionamos “Añadir nota del elemento”. Podemos poner el texto que queramos, pero también nos permite copiar las anotaciones del documento (lo de la columna izquierda: lo subrayado, la imagen seleccionada, anotaciónes), que se incorporará a la nota en forma de cita.



Al abrir el área de notas, si nos posicionamos sobre una nota del elemento y clicamos encima podemos editar la nota.


 
Desde aquí podemos crear notas independientes, no ligadas a un documento concreto, del mismo modo que en “Notas del elemento”. En esta área se visualizan todas las notas que hayamos creado, tanto las ligadas a un elemento como las independientes Podemos editarlas del mismo modo que se explica para “Notas del elemento”.

La ayuda en el proceso de cita y referencia es una de las mayores potencialidades del gestor bibliográfico Zotero. Instalando un plugin en nuestro procesador de texto, estaremos siempre conectados con Zotero. Según estamos redactando nuestro trabajo, en cualquier momento podemos utilizar los elementos bibliográficos que hemos almacenado previamente, insertándolos como citas. Una vez finalizada la redacción del trabajo, generamos automáticamente la bibliografía o lista de referencias que debe figurar al final del documento.

Tanto citas como referencias se redactaran en el formato bibliográfico que elijamos. Zotero dispone de más de 10.000 estilos diferentes.

En primer lugar deberemos instalar el conector que une Zotero 6 y Word. Para ello, abrimos el menú “Editar”, pulsamos en “Preferencias”, en el apartado "Citar", y luego en la pestaña “Procesadores de texto”. Pulsamos en “Instalar complemento Microsoft Word". Se suele instalar por defecto al descargar Zotero, pero es conveniente confirmar que está instalado (en este caso, en vez de "Instalar complemento...", pondrá "Reinstalar complemento...").




 
Al instalar Zotero Connector, automáticamente se instala el complemento para Google Drive.
 
Zotero 6 también dispone de plugin para LibreOffice.  Tienes que seguir los mismos pasos que has dado para instalar el plugin de Word, pero en lugar de elegir “Instalar complemento Microsoft Word" tienes que seleccionar "Instalar complemento para LibreOffice".



 

 


 

 



 


 


 



 

Zotero 6 nos permite la migración desde nuestra cuenta de Mendeley importando los registros que tenemos almacenados en Mendeley respetando las carpetas, anotaciones, subrayados, etc.

Para ello debemos seguir los siguientes pasos:
 

 
Nos pregunta desde dónde queremos hacer la importación, elegimos Mendeley



Nos indica que nos va a pedir abrir nuestra sesión de Mendeley



Avanzamos (Next). Nos pide que nos identifiquemos con nuestras claves en Mendeley, para ello se abre una ventana


 
Una nueva ventana nos indica que nos va a colocar todo en una nueva colección en Zotero, vamos avanzando a la siguiente pantalla conforme nos lo va pidiendo pulsando el botón "Next"..



Como vemos, ha réplicado la misma estructura de carpetas que teníamos en Mendeley


 



En Mendeley:



En Zotero:


 
Zotero no permite importar los grupos, pero podemos hacerlo siguiendo los siguientes pasos:

1. En nuestra cuenta de Mendeley copiamos (como si fuese un espejo) los grupos en una carpeta de My Library (creamos subcarpetas con los nombres de los grupos y traspasamos el contenido)



2. Cuando hacemos la importación a Zotero todas las carpetas se copian en Mi biblioteca, debemos volver a crear los grupos, teniendo cuidado de seleccionar Private Membership e invita a los restantes miembros del grupo



3. Una vez creados de nuevo los grupos, solo tienes que pasar el contendido de las carpetas desde Mi biblioteca al grupo.


 

En la pestaña de sincronizar se explica cómo tener sincronizados los datos de Zotero para tenerlos disponibles si usamos diferentes ordenadores.

También podemos sincronizar a través de Zotero los ficheros que adjuntamos a cada registro (generalmente PDFs). El problema con estos adjuntos es que Zotero solo permite un almacenamiento de 300 Mb y, según el uso que hagamos y el tamaño de Mi Biblioteca se nos puede quedar pequeño.

Existe una solución, y es configurar Zotero para que no use el sistema de sincronización de adjuntos de Zotero, guardar esos ficheros en un servicio de almacenamiento en la nube (como Dropbox, OneDrive, Box, Google Drive, etc.) que haga accesibles esos ficheros desde diferentes ordenadores, y que cada registro almacene el enlace el fichero en ese servicio de almacenamiento en vez de una copia del fichero.

Para ello debemos seguir los siguientes pasos en los Zotero 6 instalados en todos los ordenadores que usemos:
   

• Desplegar la pestaña Editar y abrir Preferencias, allí seleccionar la opción Sincronizar.
• Desmarcar la opción "Sincronizar los archivos adjuntos de mi biblioteca usando Zotero".

 

• Desplegar el menú Editar y abrir Preferencias, allí seleccionar la opción Avanzadas y la pestaña Archivos y carpetas
• Indicamos el directorio base, que será una carpeta del sistema de almacenamiento en la nube que tengamos

  
 

• Desde la dirección http://zotfile.com/ descargamos el complemento
• Desplegar el menú Herramientas y abrir Complementos. Pulsar en la rueda dentada, seleccionar Install Add-on From File y elegir el fichero del complemento que hemos descargado anteriormente

 

• Desplegar el menú Herramientas Editar, abrimos Zotfile Preferences y elegimos la pestaña General Settings
• En el apartado Location of Files marcamos Location of Files e indicamos la dirección de almacenamiento, que tiene que coincidir con el directorio base indicado en el paso 2

 

• Independientemente de la manera en que hayamos añadido los adjuntos (arrastranado y soltando, usando el menú añadir adjunto, etc.) hay que renombrarlos, convertirlos en enlaces y moverlos al directorio elegido.
• Seleccionamos todos los registros a tratar y pulsamos con el botón derecho. Elegimos la opción Manage Attachments, y en ella, Rename Attachments.
• Los ficheros se han trasladado al directorio base. Si usamos otro ordenador y en el Zotero 6 instalado en este nuevo ordenador la configuración es la misma, los ficheros adjuntos se sincronizan a través del servicio de almacenamiento en la nube que utilicemos y siempre los tendremos disponibles.

 

Los grupos de Zotero permiten que varios usuarios trabajen en línea sobre una misma bibliografía, notas, referencias, etc.



Cuando creamos un grupo lo nombramos y nos da la opción de elegir el nivel de privacidad:
- Privado
- Público (cerrado), se puede ver pero para participar es necesario tener una invitación.
- Público (abierto), sin restricciones.



Desde la Web de Zotero entramos en la pestaña Groups y clicamos "Create a New Group"

FAQs es el acrónimo de Frequently Asked Questions: son las preguntas frecuentes que se hacen sobre un tema determinado. En este caso, hemos recogido todas las que nos habéis formulado sobre el gestor bibliográfico Zotero. Como estas preguntas son recurrentes, hemos añadido este apartado para que todo el mundo pueda ver las respuestas y sirva de complemento a esta guía sobre Zotero. También incluimos algunos trucos que pueden facilitaros mucho el uso del gestor bibliográfico.

Las FAQs de Zotero son, pues, aquellas cuestiones que siempre quisisteis saber sobre Zotero y os atrevisteis a preguntarnos. Este apartado está en continuo crecimiento y renovación, por lo que os aconsejamos que lo repaséis de vez en cuando.
 

¿Qué hacer si cuando capturamos un registro vemos que no ha cogido bien los apellidos? El fallo más corriente es que coja como apellido principal (el que alfabetiza) el segundo apellido:

• Pasar el(los) autore(s) a campo simple 
• Poner un guion entre los apellidos
• Volver a pasar a campo doble
• Quitar el guión (optativo)

 

 

 

En algunas ocasiones, cuando capturamos registros, los datos del título nos aparecen en mayúsculas. Podemos solucionarlo colocando el cursor sobre el título, botón derecho y nos aparece un menú emergente que nos da dos opciones: 

1. Capitalización de título: Primera letra de cada palabra en mayúsculas (excepto artículos y preposiciones)
2. Capitalización de oración: Pone la primera letra en mayúscula y todo el resto en minúsculas.

La segunda opción es una manera rápida de corregirlo. 

Muchas veces no nos acordamos en qué colecciones (carpetas) hemos guardado un documento, para visualizarlo solo tenemos que colocarnos encima de documento y presionar:

- Alt en Linux
- Opción en Mac  
- Ctrl en Windows

Las colecciones en las que está esa referencia aparecerán resaltadas en amarillo:

¿Cómo hacemos para que, cuando pulsemos en una colección (carpeta), podamos ver todos los elementos que están en las subcolecciones (subcarpetas)? 
 
Seleccionas la colección (carpeta) que quieres que te muestre, en el menú Ver ==> Mostrar elementos de subcolecciones 

 

Los encontramos en el directorio de plugins de Zotero.

Pulsamos en el plugin que nos interese y, generalmente, en la columna de la derecha, en el apartado “latest” nos permitirá bajarnos un archivo con la extensión "xpi".

Para instalarlo en nuestra versión Zotero de escritorio tenemos que desplegar el menú Herramientas y abrir Complementos. Pulsar en la rueda dentada, seleccionar "Install Add-on From File" y elegir el fichero del complemento que hemos descargado anteriormente.

Es una página en crecimiento, así que os aconsejamos que la visitéis de vez en cuando para ver si hay nuevas versiones o nuevos plugins que se adapten a vuestras necesidades.

Se utiliza para gestionar archivos adjuntos: facilita renombrar automáticamente los archivos, cambiarlos de ubicación, sincronizarlos entre diferentes dispositivos, extraer anotaciones de archivos PDF, etc.

Para más información puedes consultar en esta misma guía: 
Utilidades > almacenamiento de adjuntos en la nube > 3. Instalación del plugin Zotfile
 
Este complemento nos aporta la información sobre cómo se han citado los artículos de nuestra biblioteca.

Nos ofrece tres tipos de información sobre las citas y su origen, si estas han sido para respaldar, disputar o simplemente se han mencionado en otros artículos.

Una vez instalado, si pinchamos sobre la barra superior, donde se encuentra la información de título, autor, etc. podemos elegir que información queremos ver, además:



También podemos hacer que se muestren los datos de scite en una columna nueva. Para ello, pulsamos en las cabeceras de las columnas con el botón derecho y seleccionamos alguna de los datos de scite. Por ejemplo, si seleccionamos "Total Distinct Citign Publications", nos muestra el número de citas para cada publicación, indistintamente de si son a favor, en contra o indiferentes.

Si no se instala el plugin en Word o LibreOffice y lo hemos instalado con Word o LibreOffice cerrado,  tenemos dos opciones:

• Lo podemos instalar o desinstalar manualmente desde Herramientas ==> Complementos ==> Enable / Disable

• Otra opción sería Editar / Preferencias / Citar / Procesadores de texto / Reinstalar complemento o Instalar complemento. 

En Firefox:

Descargas Zotero Connector pero no te aparece directamente en la barra de herramientas:

• Botón derecho sobre la barra de herramientas, seleccionar “Personalizar barra de herramientas”, seleccionar el icono de Zotero y arrastrarlo hasta la barra de herramientas. 
• También en  “Mis herramientas” > “Personalizar barra de herramientas” (lo primero que sale), seleccionar el icono de Zotero y arrastrarlo hasta la barra de herramientas. . 

 

Todos los aspectos que tienen que ver con el cambio de: contraseñas, alias, cuenta de correo o borrar la propia cuenta, las hacemos desde la aplicación en la nube, es decir, desde nuestra cuenta en zotero.org
Una vez que hemos iniciado sesión en zotero.org pinchamos en nuestro nombre y desde ahí elegimos la opción Setting 


Una vez llegados a la siguiente pantalla elegimos la opción Accunt, ahí encontramos el cajetín donde añadir la nueva dirección y  seleccionamos la opción ADD (nos pedirá que validemos dicha dirección con un mensaje que mandarán a nuestro correo electrónico)



Nos aparecerá la nueva cuenta con la opción de cambiar a cuenta primaria, sólo tenemos que pulsar esta opción y así podemos cambiar la cuenta.

Si clicamos con el botón derecho en cualquier elemento de la barra de la columna central, se nos abrirá un menú en el que podemos seleccionar los elementos que queremos visualizar; en la parte inferior del menú nos da la opción de “más columnas” por si necesitamos añadir más información.

"Arrastro un PDF y no me deja modificar los metadatos"

Generalmente esto sucede porque no tiene elemento contenedor.

Formas de solucionarlo:

• Botón derecho del ratón sobre el PDF y pulsar en "Crear elemento contenedor". Elegir entrada manual e introducir los datos manualmente.
• Si el PDF viene de una base de datos (Google Scholar, Scopus...) utilizando Zotero Connector podrías capturar la referencia bibliográfica y ese será el elemento contenedor. Ahora tendrías que arrastrar el PDF hasta el contenedor de la referencia y de esta manera tendremos contenedor y PDF.

"Cuando trabajo con el editor ¿Puedo volver al documento original de donde he sacado la cita?"

Cuando trabajamos con el editor del PDF y tenemos alguna nota en el bloc de notas, podemos ir desde la cita que se genera hasta el documento original. Para ello nos colocamos sobre la cita, clicamos en el botón derecho y  nos parecerá la ventana emergente "mostrar elemento", Si pulsamos sobre ésta nos llevará al documento original de la nota.




 
Si nos ponemos sobre la nota en si misma (p. ej. Imagen capturada de un gráfico) y pulsamos el botón izquierdo aparece "mostrar en la página", en este caso, no solo nos lleva al elemento original, también lo hace abriendose en el lugar exacto de donde hemos sacado la nota. 





 

"¿Cuánto tiempo permanecen los ítems en la papelera?"

Por defecto se elimina cada 30 días, no obstante lo puedes editar siguiendo la secuencia:
 
Menú Editar ==> Preferencias ==> General >  Miscelánea ==> Eliminar automáticamente elementos en la papelera… y aquí estableces la periodicidad que deseas.

 

"¿Puedo fusionar varios elementos duplicados a la vez?"

Encontramos los elementos duplicados en la carpeta “Elementos duplicados”. 

No se puede fusionar varios elementos duplicados a la vez, es necesario ir de uno en uno. Sin embargo, hay un plugin que nos permite hacerlo masivamente:

https://github.com/frangoud/ZoteroDuplicatesMerger 

Nos situamos en la carpeta “Elementos duplicados” y a partir de aquí:



A veces se atasca, como cuando hay dos duplicados y tienen distinto tipo de documento.

Para interrumpir el proceso, basta con ir a otra carpeta.

El plugin también te permite elegir los elementos que quieres fusionar desde una carpeta que no sea "Elementos duplicados", solo tienes que seleccionar los elementos a fusionar, clicar en el icono que aparece en la columna derecha y pedir que los fusione.


NOTA: Este plugin hay que utilizarlo con prudencia y estando seguros de lo que hacemos. Hay que tener en cuenta que Zotero ha podido considerar como duplicados documentos que tienen los mismos autores y un título parecido: al hacer la fusión en masa, es posible que se incluya algunos documentos que, en realidad, no estén duplicados.

Marcar como leído /no leído y valorar el artículo.
Zotero no dispone de esta posibilidad, pero si podemos “crearla” utilizando las etiquetas y los colores.
 
Tienes que poner etiquetas (tag), estas se crean cuando seleccionas un registro y seleccionas en la columna derecha, en la parte superior la pestaña Etiquetas:


Las etiquetas que pongas parecen en la parte de abajo a la izquierda, en el rincón.

Si te posicionas encima de la etiqueta "leído" y pulsas con el botón derecho; eliges "Asignar color" y le asignas el color verde y en "Posición", el 1. 




Lo mismo para no leído,  le asignas color rojo y posición 2. Veras que ahora te aparece un recuadro e color a la izquierda del título. 



 
Para las estrellas es un poco más difícil, pero también se puede hacer. Copia el símbolo que te pongo a continuación ⭐ y lo pegas en la etiqueta, si quieres dos estrellas, lo pegas dos veces  ⭐⭐, para tres estrellas, tres veces ⭐⭐⭐ y así sucesivamente. Si quieres otro símbolo, aquí tienes un montón que puedes poner. Si quieres que aparezca a la izquierda del título, tienes que ir abajo a la izquierda y a la etiqueta asignarle un color (da igual el que sea, porque no se va  ver).




Cada vez que quieras "calificar" con estrellas un documento nuevo, tendrás que ir a uno que ya las tiene y copiar y pegar las estrellitas, lo que es un poco engorroso, pero no hay otra manera, ya que Zotero no soporta los Unicode.