Qu茅 es Zotero
C贸mo funciona Zotero


 

 

Zotero trabaja con un programa de escritorio llamado Zotero 6. Con Zotero 6 almacenamos las referencias, las organizamos y, posteriormente, las utilizaremos en nuestros trabajos.


Zotero 6 guarda nuestras referencias y PDF en la nube. Se sincroniza cada vez que lo solicitemos o cuando abrimos o cerramos el programa.


Independientemente del ordenador, Tablet o Smartphone que utilicemos, al logearnos en Zotero 6 siempre tendremos la última versión de nuestra base de datos de referencias bibliográficas.

 

 

驴Es necesario crear una cuenta?

En principio, se puede empezar a utilizar Zotero 6 sin necesidad de registrarse. No obstante, la creación de una cuenta permite que los elementos de la biblioteca se almacenen en la nube y se sincronicen en cualquier ordenador que estemos utilizando (una vez introducido usuario y contraseña). Esto nos evita depender de un solo ordenador y nos permite estar siempre actualizados.

 

Crear una cuenta
 
1. Ir a http://zotero.org, pulsar en “Log In” y luego en “Register for a free account".




 
2. Completar los datos que se solicitan.



 
3. Verificar la cuenta de correo

Al final del paso anterior aparecerá este mensaje que informa de que se mandará un mail a la dirección de correo suministrada para realizar la verificación de cuenta:



Debemos ir, pues, a la cuenta de correo, donde encontraremos el siguiente mensaje:



Pulsamos en la dirección que nos indica y nos llevará a la siguiente pantalla, donde nos dice que la cuenta de correo ha sido verificada con éxito:





Instalaci贸n de Zotero 6
 
1. Desde la página principal de zotero.org, pulsar en “Download”.




 
2. Seleccionamos “Download” debajo de Zotero 6




 
3. Se descargará un ejecutable llamado “Zotero[versión].exe".
Lo ejecutamos y ya tenemos instalado Zotero 6, el programa de escritorio con el que trabajamos en Zotero.




 
4. En “Inicio” de Windows tecleamos “Zotero 6” para que nos aparezca el nuevo programa instalado. Pulsamos en él para que arranque.




 

Ya tenemos instalado e iniciado Zotero 6 y podemos empezar a trabajar.

Instalar Zotero Connector
1. Desde la página principal de zotero.org, pulsar en “Download”.


 
2. Seleccionamos ”Install Chrome Connector” (o el Connector para el navegador de que se trate) y seguimos las instrucciones.



 

Ya tenemos instalado Zotero Connector, que nos permitirá, entre otras cosas, capturar la referencia de lo que tenmos en pantalla

驴Por qu茅 es necesaria la sincronizaci贸n?
Zotero 6, por defecto, almacena los datos en el ordenador que estamos utilizando. Si activamos la sincronización, Zotero nos permite guardar los datos de nuestra Biblioteca Zotero (en la nube), y acceder a ellos desde cualquier ordenador con acceso a Internet.
Sincronizaci贸n
Para sincronizar es necesario tener un cuenta de Zotero.
 
1. Configuración de la sincronización
  • Desplegar la pestaña Editar y abrir Preferencias, allí seleccionar la pestaña Sincronizar.
  • Ingresar nombre de usuario y contraseña de Zotero.



 
Pulsar el botón Configurar sincronización

2. Sincronización manual
 
Generalmente, Zotero 6 sincroniza los datos locales del ordenador que estemos utilizando con la nube, por lo menos, al encender y al apagar el ordenador. No obstante, si queremos forzar la sincronización manualmente en un momento dado, en la barra de herramientas pulsaremos el botón verde de flecha circular en la esquina superior derecha de la ventana de Zotero.







 
La interfaz de Zotero 6
La interfaz de Zotero 6 consta de unos menús en la parte superior, una barra de herramientas debajo de los menús y la pantalla de Zotero 6, dividida en tres partes: a la izquierda el espacio para las carpetas, los grupos y las etiquetas; en el centro el espacio para los elementos individuales y a la derecha la información específica de cada elemento.

En esta pestaña analizamos la barra de herramientas y la pantalla principal de Zotero 6
Barra de herramientas
Columnas
Almacenar referencias en Zotero 6

Para que un gestor bibliográfico como Zotero desarrolle el primero de sus cometidos, el almacenamiento de referencias bibliográficas, es necesario alimentarlo con esas referencias bibliográficas. Hay cinco maneras de introducir las referencias bibliográficas en Zotero 6, que son los que se exponen a continuación.

Cualquiera que sea el método que utilicemos, deberemos estar atentos a que la referencia se haya almacenado de forma correcta. Esto es especialmente importante en los métodos automáticos de introducción: es muy frecuente que haya errores, que al introducir un documento, algunos datos se introduzcan de forma errónea, que falte información, que esté equivocada o, incluso, que se hayan introducido los datos de otro documento.

Repasar, revisar y corregir, en su caso, los datos al introducirlos nos proporcionará una base de datos fiable y nos dará tranquilidad cuando estemos redactando nuestro trabajo.

 

Manualmente
El primer modo de almacenamiento es añadir la referencia bibliográfica manualmente en Zotero 6, pulsando en el símbolo de añadir, y seleccionando el tipo de documento. Después se introducen los datos del documento que se quiere almacenar.



 
Arrastrando y soltando PDFs
La manera más simple y práctica de almacenar referencias bibliográficas es arrastrar el fichero PDF del artículo y soltarlo dentro de la parte central de Zotero 6, estando situados la carpeta o grupo que nos interese. De esta manera almacenamos la referencia y también el PDF correspondiente.





 
Usando Zotero Connector
Otro modo es usar el “Zotero Connector”. Es la extensión que hemos añadido al navegador y que, cuando estemos en una página que contiene información bibliográfica (por ejemplo, resultados de una búsqueda bibliográfica), nos permite importar lo que tengamos en pantalla. Hay que ir al icono de las extensiones del navegador y seleccionar “Zotero Connector”. Leerá los datos que haya en pantalla y almacenará la referencia en la carpeta que se le indique.
En algunos casos, si está disponible, también almacenará el PDF que corresponda a la referencia.

Por identificador
Si conocemos un numero normalizado (ISBN, DOI, PDMI o arXiv ID) podemos “añadir elementos por identificador”· usando el icono de la varita mágica.

Con un fichero de intercambio
Otra manera es usar un fichero de intercambio. Las bases de datos suelen permitir la exportación de registros. Elegimos exportar las referencias seleccionadas en un fichero RIS, BIbTex o RefMan. En Zotero 6, pulsamos en “Archivo”, después en “Importar” y seleccionamos el fichero.

Introducci贸n

Todos los elementos que hayamos introducido en Zotero aparecen en Mi biblioteca. No obstante, llegados a un cierto número de referencias, conviene organizar la información en carpetas y subcarpetas. De este modo, es mucho más fácil encontrar los elementos guardados, gestionarlos y organizarlos. 

Hay que tener en cuenta que los elementos pueden estar en más de una carpeta. Por lo tanto, podemos organizar varias jerarquías de carpetas, sin que necesariamente tengan que estar relacionadas y/o subordinadas unas a otras.

Otra utilidad interesante son las etiquetas. Se pueden adjudicar a cada elemento para luego poder agruparlas o recuperarlas a través de esa etiqueta.

Una buena coordinación de carpetas y etiquetas nos permite tener perfectamente organizadas las referencias bibliográficas. Combinado con la herramienta de búsqueda, siempre tendremos bajo control todas las referencias 
Creaci贸n de carpetas
Creación de carpetas > clicamos en el icono “Nueva colección” y se nos abre una ventana de diálogo donde nombramos la carpeta (podemos editarla y cambiar el nombre tantas veces como queramos).



 
Carpetas por defecto
Hay una serie de carpetas que Zotero ofrece por defecto:

- Mis publicaciones: dónde incluiremos las publicaciones que nosotros hemos creado.

- Elementos duplicados: vemos la información que tenemos descargada más de una vez y nos da la opción de fusionarla.

- Elementos sin archivar: elementos que tenemos en Mi biblioteca pero no en otra carpeta.

- Elementos retirados: nos indica los artículos retractados de nuestra selección.

- Papelera: nos guarda los elementos eliminados durante 30 días. Podemos restaurarlo a Mi biblioteca, si cambiamos de opinión.


A帽adir referencias a una colecci贸n
Para añadir referencias a una colección:

- Desde Zotero 6 seleccionamos el elemento y lo arrastramos a la carpeta donde queremos depositarlo.
 

 

- Cuando capturamos las referencias con Zotero Connector podemos indicarle directamente la carpeta a la que queremos enviarla.




 
Creaci贸n de subcarpetas
Para crear subcarpetas nos colocamos encima de la carpeta de la que queremos colgar la subcarpeta, pulsamos el botón derecho del ratón y clicamos en "Nueva subcolección".


El editor de documentos PDF

La versión 6 de Zotero incorpora un potente editor de documentos PDFque nos permite realizar anotaciones, subrayados y selecciones en los documentos PDF adjuntos al registro. También nos permite navegar por el documento mediante su vista de miniaturas y tomar notas, en las que podemos integrar los subrayados anotaciones y selecciones que relicemos en el documento como si fueran citas. El editor permite trabajar con el documento de forma profesional y es una gran ayuda para el estudio y la investigación.

Nota: asegúrate de tener habilitada la edición de PDF en el gestor Zotero.
Compruébalo en:  Zotero > Editar > Preferencias > General, allí veras un apartado que pone “Abrir PDF usando”, en el desplegable que lo acompaña debe estar seleccionado Zotero
 
Abrir el PDF en el editor

El PDF debe estar como adjunto en el elemento.
Hay dos formas de abrir el PDF en el editor:
  • Clicamos sobre el pdf dos veces.
  • Pulsamos en el PDF con el botón derecho y elegimos "Ver PDF".


            
La interfaz
Una vez abierto el PDF nos encontramos con la siguiente pantalla que contiene las opciones que nos van a permitir, subrayar, crear notas, añadir etiquetas, etc.


Men煤 izquierdo
Nos permite:
 
Visualizar el documento en miniaturas



 
Buscar y ver las anotaciones, subrayados y selecciones que vamos realizando en el documento



 
Los subrayados, anotaciones y selecciones los podemos trasladar desde aquí hasta las notas en la parte derecha de la pantalla.


 
Men煤 central
Subrayar:

En el menú central elegimos el icono del bolígrafo (resaltar texto), seleccionamos el color con el que queremos realizar el subrayado y nos situamos en la parte del texto que queremos destacar y comenzamos a subrayar.
El texto subrayado nos aparecerá en la parte izquierda de la pantalla.


 
Crear anotaciones:

En el menú central elegimos el icono del folio doblado, seleccionamos el color, nos posicionamos en el lugar que queremos poner la anotación y la creamos, nos abrirá una nueva “ficha” en la parte izquierda, si clicamos sobre ella podremos editarla.



Para poder mover la anotación, seleccionarla para borrar, etc., debemos clicar en otro icono diferente del menú (si continúa marcado el icono de nota, nos va a crear otra nota nueva).
 
Seleccionar áreas:

Lo podemos usar sobre todo para imágenes, gráficos, etc. Marcamos el icono cuadrado y el color con el que queremos resaltarlo. En el PDF señalamos el área que queremos seleccionar. Inmediatamente nos aparecerá la selección en la columna de la izquierda.




 
Men煤 derecho
Tenemos dos iconos, que nos permiten:

    - Primer icono, editar el registro.
    - Segundo icono, entrar en el área de notas.


 
Notas del elemento:

Son notas ligadas al PDF que tenemos en pantalla y que solo aparecen al visualizar este PDF.
Para crear una nota del elemento pulsamos en el signo [+] y seleccionamos “Añadir nota del elemento”. Podemos poner el texto que queramos, pero también nos permite copiar las anotaciones del documento (lo de la columna izquierda: lo subrayado, la imagen seleccionada, anotaciónes), que se incorporará a la nota en forma de cita.



Al abrir el área de notas, si nos posicionamos sobre una nota del elemento y clicamos encima podemos editar la nota.


 
Todas las notas:

Desde aquí podemos crear notas independientes, no ligadas a un documento concreto, del mismo modo que en “Notas del elemento”. En esta área se visualizan todas las notas que hayamos creado, tanto las ligadas a un elemento como las independientes Podemos editarlas del mismo modo que se explica para “Notas del elemento”.

Introducci贸n
La ayuda en el proceso de cita y referencia es una de las mayores potencialidades del gestor bibliográfico Zotero. Instalando un plugin en nuestro procesador de texto, estaremos siempre conectados con Zotero. Según estamos redactando nuestro trabajo, en cualquier momento podemos utilizar los elementos bibliográficos que hemos almacenado previamente, insertándolos como citas. Una vez finalizada la redacción del trabajo, generamos automáticamente la bibliografía o lista de referencias que debe figurar al final del documento.

Tanto citas como referencias se redactaran en el formato bibliográfico que elijamos. Zotero dispone de más de 10.000 estilos diferentes.
Plugins para procesadores de texto
1. Plugin para Word


En primer lugar deberemos instalar el conector que une Zotero 6 y Word. Para ello, abrimos el menú “Editar”, pulsamos en “Preferencias”, en el apartado "Citar", y luego en la pestaña “Procesadores de texto”. Pulsamos en “Instalar complemento Microsoft Word". Se suele instalar por defecto al descargar Zotero, pero es conveniente confirmar que está instalado (en este caso, en vez de "Instalar complemento...", pondrá "Reinstalar complemento...").




 
2. Plugin para Google Drive

Al instalar Zotero Connector, automáticamente se instala el complemento para Google Drive.
 
3. Plugin para Libre Office

Zotero 6 también dispone de plugin para LibreOffice.  Tienes que seguir los mismos pasos que has dado para instalar el plugin de Word, pero en lugar de elegir “Instalar complemento Microsoft Word" tienes que seleccionar "Instalar complemento para LibreOffice".



 
Citar y referenciar en Google Drive
En Google Drive, el control de Zotero lo tenemos en el menú “Zotero”. Cuando lo pulsamos, podemos conectar con Zotero mientras trabajamos en Google Drive.



 
Añadir cita y bibliografía



 
Citar y referenciar en Word
En Microsoft Word, el control de Zotero lo tenemos en la pestaña “Zotero”. Cuando lo pulsamos, podemos conectar con Zotero mientras trabajamos en Word.



 
Para citar y referenciar en Word debemos abrir la pestaña Zotero, pulsamos sobre "Add/Edit citation"  y lo primero que nos aparece es una ventana en la que elegimos el estilo en el que queremos citar:




 
Cuando le damos a OK nos aparece un recuadro rojo, por defecto nos da la opción Mantener la fuentes ordenadas, esta es útil si sabemos que cita queremos poner. Simplemente tenemos que teclear información de la referencia y escoger la que buscamos. Podemos añadir más de una.



 
Otra forma de introducir citas es desplegando la Z del recuadro rojo.



 
Seleccionamos Fuentes múltiples y vamos navegando y pasando las referencias que nos interesan a la columna de la derecha con la flechas.




 
Una vez añadidas las citas clicamos "Add/Edit Bibliography" y nos escribe la bibliografía de las citas que hemos utilizado.


En esta pestaña incluímos una serie de utilidades o recomendaciones prácticas para sacarle todo el jugo al gestor bibliográfico Zotero:
  • Cómo trabajar en grupo, compartiendo bibliografía, PDFs, subrayados y  anotaciones.
  • Cómo almacenar los adjuntos en la nube, si se dispone de esta posibilidad. De esta manera, multiplicamos la capacidad de almacenamiento de adjuntos de Zotero.
  • Cómo realizar una migración completa desde Mendeley.
Migraci贸n de Mendeley a Zotero
Zotero 6 nos permite la migración desde nuestra cuenta de Mendeley importando los registros que tenemos almacenados en Mendeley respetando las carpetas, anotaciones, subrayados, etc.

Para ello debemos seguir los siguientes pasos:
 
1. Desde el menú de Archivo accedemos a la opción Importar


 
2. Tenemos que conectar Mendeley con Zotero

Nos pregunta desde dónde queremos hacer la importación, elegimos Mendeley



Nos indica que nos va a pedir abrir nuestra sesión de Mendeley



Avanzamos (Next). Nos pide que nos identifiquemos con nuestras claves en Mendeley, para ello se abre una ventana


 
3.  Nos indica en que parte de Zotero van a migrar los registros de Meneley

Una nueva ventana nos indica que nos va a colocar todo en una nueva colección en Zotero, vamos avanzando a la siguiente pantalla conforme nos lo va pidiendo pulsando el botón "Next"..



Como vemos, ha réplicado la misma estructura de carpetas que teníamos en Mendeley


 
4. También importa los subrayados y las notas que tenemos en los documentos (PDFs, etc.) asociados a los registros en Mendeley




En Mendeley:



En Zotero:


 
5. Importar grupos

Zotero no permite importar los grupos, pero podemos hacerlo siguiendo los siguientes pasos:

1. En nuestra cuenta de Mendeley copiamos (como si fuese un espejo) los grupos en una carpeta de My Library (creamos subcarpetas con los nombres de los grupos y traspasamos el contenido)



2. Cuando hacemos la importación a Zotero todas las carpetas se copian en Mi biblioteca, debemos volver a crear los grupos, teniendo cuidado de seleccionar Private Membership e invita a los restantes miembros del grupo



3. Una vez creados de nuevo los grupos, solo tienes que pasar el contendido de las carpetas desde Mi biblioteca al grupo.


 
Nota: si está activado ZotFile para hacer el almacenamiento de adjuntos en la nube puede presentar problemas.
Consulta con la biblioteca.
 
Almacenamiento de adjuntos en la nube
En la pestaña de sincronizar se explica cómo tener sincronizados los datos de Zotero para tenerlos disponibles si usamos diferentes ordenadores.

También podemos sincronizar a través de Zotero los ficheros que adjuntamos a cada registro (generalmente PDFs). El problema con estos adjuntos es que Zotero solo permite un almacenamiento de 300 Mb y, según el uso que hagamos y el tamaño de Mi Biblioteca se nos puede quedar pequeño.

Existe una solución, y es configurar Zotero para que no use el sistema de sincronización de adjuntos de Zotero, guardar esos ficheros en un servicio de almacenamiento en la nube (como Dropbox, OneDrive, Box, Google Drive, etc.) que haga accesibles esos ficheros desde diferentes ordenadores, y que cada registro almacene el enlace el fichero en ese servicio de almacenamiento en vez de una copia del fichero.

Para ello debemos seguir los siguientes pasos en los Zotero 6 instalados en todos los ordenadores que usemos:
 
1. Configurar Zotero para no usar el sistema de sincronización de Zotero
  • Desplegar la pestaña Editar y abrir Preferencias, allí seleccionar la opción Sincronizar.
  • Desmarcar la opción "Sincronizar los archivos adjuntos de mi biblioteca usando Zotero".


 
2. Configurar el directorio base donde se almacenan los ficheros y adonde apuntan los enlaces
  • Desplegar el menú Editar y abrir Preferencias, allí seleccionar la opción Avanzadas y la pestaña Archivos y carpetas
  • Indicamos el directorio base, que será una carpeta del sistema de almacenamiento en la nube que tengamos


  
 
3. Instalamos el plugin Zotfile
  • Desde la dirección http://zotfile.com/ descargamos el complemento
  • Desplegar el menú Herramientas y abrir Complementos. Pulsar en la rueda dentada, seleccionar Install Add-on From File y elegir el fichero del complemento que hemos descargado anteriormente


 
4. Configuramos el plugin Zotfile
  • Desplegar el menú Herramientas Editar, abrimos Zotfile Preferences y elegimos la pestaña General Settings
  • En el apartado Location of Files marcamos Location of Files e indicamos la dirección de almacenamiento, que tiene que coincidir con el directorio base indicado en el paso 2


 
4. Mover los adjuntos al directorio base, renombrar y convertir las copias en links
  • Independientemente de la manera en que hayamos añadido los adjuntos (arrastranado y soltando, usando el menú añadir adjunto, etc.) hay que renombrarlos, convertirlos en enlaces y moverlos al directorio elegido.
  • Seleccionamos todos los registros a tratar y pulsamos con el botón derecho. Elegimos la opción Manage Attachments, y en ella, Rename Attachments.
  • Los ficheros se han trasladado al directorio base. Si usamos otro ordenador y en el Zotero 6 instalado en este nuevo ordenador la configuración es la misma, los ficheros adjuntos se sincronizan a través del servicio de almacenamiento en la nube que utilicemos y siempre los tendremos disponibles.


 
C贸mo crear grupos
Los grupos de Zotero permiten que varios usuarios trabajen en línea sobre una misma bibliografía, notas, referencias, etc.



Cuando creamos un grupo lo nombramos y nos da la opción de elegir el nivel de privacidad:
- Privado
- Público (cerrado), se puede ver pero para participar es necesario tener una invitación.
- Público (abierto), sin restricciones.



Desde la Web de Zotero entramos en la pestaña Groups y clicamos "Create a New Group"

Cr茅ditos y licencia

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