La cita y referencia de documentos de archivo presenta problemas similares a los encontrados en materiales jurídicos, redes sociales y otros materiales para los que es difícil determinar la secuencia autor-fecha-título-fuente que predomina en el estilo APA.
En el Publication Manual no se tratan los documentos de archivo, limitándose a remitir a la web del estilo APA (APA, 2019, p. 314).
Los problemas para determinar el autor, la fecha o el título podemos solucionarlos según las directrices dadas en los apartados correspondientes: si no aparece claro el autor, usamos un autor corporativo o prescindimos de él; si la fecha es aproximada, le precederá la abreviatura “ca.”, y si no la conocemos, la sustituiremos por “s. f.”; si el título no aparece claro, usaremos las primeras palabras del documento como título facticio y lo pondremos entre corchetes.
La fuente, en el caso de documentos de archivo, puede presentar problemas particulares. Si se trata de un archivo en línea o de un repositorio, bastaría con indicar la URL para facilitar al lector el camino al documento original. En caso de que no esté disponible en línea, pero sea factible consultarlo, se indicarán todos los detalles necesarios para que el lector encuentre la fuente.
- Documento de compraventa que se encuentra en el archivo Digital Dokuklik. Como autor ponemos al notario que redacto el documento, con indicación de su papel. El titulo es el que figura en el propio protocolo. Ponemos entre paréntesis la sección, la serie y la signatura. Como fuente, indicamos el archivo, señalando la institución superior.
Ruiz de Luzuriaga, Juan (Escribano). (18 de diciembre de 1433). Venta de varias casas en el término de Erdoñana, otorgada por Pero Martínez de Erdoñana. (Eulate Luzuriaga - Santa Cruz, Serie Ventas, No 600). Ayuntamiento de Bergara, Archivo de la familia Yturbe Eulate, Bergara, Gipuzkoa. https://dokuklik.euskadi.eus/badator/visor/165/0600#
- Carta custodiada en un archivo. Como el título es facticio, lo ponemos entre corchetes y sin cursiva. Se indican entre paréntesis todos los datos necesarios para que el lector llegue al documento.
Alonso Armiño, Pedro. (31 de julio de 1871). [Carta de Pedro Alonso Armiño a Sebastián Abreu y Cerain, en relación con la reforma llevada a cabo en la Universidad por el Ayuntamiento de Vitoria] (ES.01059.AHPA//LIT,00160). Archivo Histórico Provincial de Álava, Vitoria-Gasteiz.
- Partida de bautismo conservada en un libro de bautismos custodiado en un archivo. Se suministran todos los datos para que el lector consiga llegar a la fuente. Como no se puede adjudicar un autor sin forzar excesivamente, dejamos el título facticio para que encabece la referencia. En la lista de referencias alfabetizaría por “bautismo”, no por el corchete.
[Bautismo de Zósimo Díaz de Tuesta Barrón] (Bautizados, 1888-1893, 287v - Signatura 03164 001 00). (4 de abril de 1892). Archivo Histórico Diocesano de Vitoria, Fondos parroquiales de San Miguel Arcángel, Vitoria-Gasteiz.
Cita en el texto: (Bautismo de Zósimo Diaz de Tuesta Barron, 1892)
- Carta de propiedad privada. Aunque su consulta pueda ser complicada para el lector, se suministran los datos del propietario.
Otxoa de Aspuru, Javier. (25 de mayo de 1835). [Carta de Javier Otxoa de Aspuru a Mónica Castillo]. En posesión de Ángel E. Carrascosa de Madariaga.
Los documentos que se hayan publicado dentro de un libro o en un artículo de revista, ya sea en forma de compilación o de otro modo, se citarán como si fueran un libro, un capítulo de libro o un artículo de revista. En el caso de compilaciones, en la cita en el texto, haríamos mención del documento específico, pero en la lista de referencias, aparecerá la obra general.
Allport, Gordon W. (1930).
Gordon W. Allport Papers (HUG 4118.10). Harvard University Archives, Cambridge, MA.
Cita en el texto: (Allport, G. W., 1930-1967, Allport para E. G. Boring, 1 de marzo de 1939)
Los documentos no disponibles para su consulta o de los que se ignora su localización exacta, serán considerados como comunicaciones personales (ver apartado correspondiente).
El caso de los documentos de archivo es parecido a lo que señalamos más adelante para la documentación jurídica, en el sentido de que podrían resolverse indicando su localización en notas al pie. O, si fuesen muy numerosos, señalándolos mediante un código (A1, A2…) y desarrollando su descripción completa en un anexo. Como en los documentos jurídicos, podemos pensar en el caso de que en un trabajo se presenten dos o tres referencias bibliográficas y treinta documentos de archivo: no tendría mucho sentido usar la normativa APA y sería más conveniente utilizar las notas a pie de página o un anexo con los materiales de archivo.